E-Mail-Postfach mit optionaler Archivierung

Wie lässt sich ein E-Mail Postfach mit Archivierungsfunktion nach GoBD einrichten?

Beim ersten Kontakt wirkt bereits der offiziellen Name "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen im elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) auf den ersten Blick mindestens so sperrig und umständlich formuliert wie der umfangreichere und komplexe Inhalt. Nicht selten entstehen um die 2014 neu geschaffene und sechs Jahre später novellierte Verwaltungsvorschrift immer wieder Missverständnisse und Probleme, die sich nicht zuletzt durch eine Überschneidung von Teilbereichen mit anderen wichtigen Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO bzw. DS-GVO) zurückführen lassen. Es erweist sich ohne verständliche Erklärung als zeit- und arbeitsintensiv, ein E-Mail-Postfach mit einer rechtssicheren Archivierungsfunktion nach GoBD versehen zu wollen.

Welche wichtigen Vorgaben muss eine Archivierungsfunktion nach GoBD erfüllen?

Die Archivierungsfunktion in der GoBD enthält keine technischen Details, die zum Beispiel eine Speicherung von Informationen in einem E-Mail-Postfach in vorgegebenen, zertifizierten Systemen oder einem speziellen Format vorschreiben. Stattdessen legt sie Rahmenbedingungen fest, die minimale Voraussetzungen der rechtssicheren Verwaltung für ein E-Mail-Postfach in gewerblichen Umgebungen definieren. Die wichtigsten Voraussetzungen, die jede Archivierungsfunktion nach der GoDB erfüllen muss, sind folgende:

• E-Mails werden als Kopie unverändert und mit originalen Metadaten gesichert
• Jedes zu einem Gewerbe gehörende E-Mail-Postfach muss durch die Archivierungsfunktion der GoBD langfristig gesichert werden
• Der Zugriff von außen muss kurzfristig beziehungsweise "in angemessener Zeit" verfügbar sein
• Nachrichten in einem E-Mail-Postfach müssen sich im originalen Zustand anzeigen und drucken lassen
• Alle Prozesse müssen auch nach einer Umstellung der Archivstruktur oder einem Unternehmensumbau rekonstruierbar sein
• Eine Migration auf andere Plattformen oder Betriebssysteme darf nicht zu einem Verlust von Daten oder Informationen führen

Neben der Kommunikation etwa für das E-Mail-Postfach schließt die vorgeschriebene Archivierungsfunktion nach der GoBD ebenfalls sämtliche anderen steuer- und rechtsrelevanten Dokumente ein, die digital oder elektronisch gespeichert werden. Dazu zählen unter anderem fotografische Belegerfassung (zum Beispiel mit einem Smartphone). Sie enthält ebenfalls detaillierte Minimalvoraussetzungen für interne Kontrollen, Dokumentation, elektronische Geschäftsbücher und sichere IT-Infrastrukturen, die einen Datenverlust etwa durch Hardwareschäden oder Netzwerkausfälle verhindern.

Wie lässt sich eine Archivierungsfunktion nach GoBD in einem E-Mail-Postfach integrieren?

Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) verwenden für die E-Mail-Kommunikation einen großen Anbieter wie Microsoft oder Google, deren Produkte eine Archivierungsfunktion nach GoBD bereits grundsätzlich einschließen. Bei selbst verwalteten E-Mail-Server sollte allerdings auf ein regelmäßiges Back-up und eine redundante Speicherung der Daten an einem zweiten, räumlich entfernten Standort geachtet werden, um eine ausreichende Sorgfalt zu dokumentieren. Für eine schnelle Nachvollziehbarkeit etwa bei rechtlichen oder geschäftlichen Fragen ist es jedoch oft sinnvoll, Nachrichten oder ein E-Mail-Postfach mit einem bestimmten Geschäftsvorgang zu verknüpfen und sie ebenfalls in diesen einzubetten oder Verweise anzulegen. Dazu eignen sich zum beispielsweise Plug-ins, die von den meisten Software-Anbietern für Mailclients kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Sie ermöglichen eine revisionssichere Archivierungsfunktion nach GoBD, aber auch DSGVO und anderen rechtlichen Vorgaben. Zusätzlich besitzen sie eine deutlich umfangreichere Anzahl von Funktionen etwa für Suche, Zuordnung zu Geschäftsfällen oder thematische Organisation von Nachrichten.

Welche anderen Lösungen ermöglichen eine Archivierungsfunktion nach GoBD?

Bereits in einem mittleren KMU entsteht rasch die Problematik, dass die hohe Zahl an aktiven und bereits bearbeiteten Nachrichten ein strukturiertes Ablagesystem sinnvoll machen, um Geschäftsprozesse oder auch externe Prüfungen zu beschleunigen. Eine zuverlässige Lösung in dieser Situation stellt Software zur Enterprise-Ressource-Planung (ERP) dar, die den gesamten Wertschöpfungsprozess in einem Betrieb kategorisieren, abbilden und auf Wunsch nach individuellen Kriterien ordnen und übersichtlich wiedergeben. Je nach Branche, Umfang, Reichweite unterscheiden sich diese erheblich voneinander und reichen von freien Open Source Projekten bis zu hochgradig spezialisierten, auf Einzelfälle zugeschnittene IT-Lösungen.

Die mit Abstand einfachste, aber in der Recherche auch unkomfortabelste Alternative besteht darin, jedes E-Mail Postfach redundant auf externe Datenträger oder einem ausfallsicheren NAS zu sichern, um juristisch relevante Kopien anzufertigen und selbst nach einer Geschäftsaufgabe ohne laufende Ausgaben für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungszeit zu verwahren. Möglich ist ebenfalls ein Betrieb von vorgefertigten Lösungen wie Hosted Exchange, die allerdings meist mit langfristigen Kosten verbunden sind.